2013. évi képviselő-testületi határozatok

Gomba Község Önkormányzatának Képviselő-testülete 6 igen szavazattal, ellenszavazat és tartózkodás nélkül az alábbi döntést hozta:

Gomba Község Önkormányzatának Képviselő-testülete megtárgyalta a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítására vonatkozó javaslatot és az alábbi határozatot hozta:

1. A képviselő-testület 2013. április 15-i hatállyal a Gombai Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát az alapító okiraton nyugvó névmódosítás, és 2013. május 1-i hatállyal a Civilházra vonatkozó gazdálkodási feladatainak bővülése miatti változásokra tekintettel a határozat melléklete szerinti egységes szerkezetben jóváhagyja.

2. A Képviselő-testület felkéri a jegyzőt, hogy a határozat 1. pontjával jóváhagyott egységes szerkezetű SZMSZ közzétételéről gondoskodjon.

136/2013. (IV.11.) képviselő-testületi határozat melléklete

A Gombai Polgármesteri Hivatal

Szervezeti és Működési Szabályzata

I. Fejezet

BEVEZETŐ

Gomba Község Önkormányzatának Képviselő-testülete az államháztartás szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 13.§ (1) bekezdésében foglaltak alapján, figyelemmel

- Gomba Község Önkormányzatának 16/2007. (XI.27.) sz. képviselő-testületi rendelet 19. §-ára,

- Gomba Község Polgármesteri Hivatalának alapító okiratát elfogadó 104/2007. (X.25.) sz. képviselő-testületi határozatára

a Hivatal szervezetére és működésére vonatkozó szervezeti és működési szabályzatát a 126/2007. (XII.10.) sz. képviselő-testületi határozatával, továbbá az azt módosító 71/2008. (V. 29.), a 116/2008. (IX. 11.), a 175/2008. (XII. 11.), a 95/2009. (V. 28.), a 20/2010. (II. 4.), a 25/2011. (II. 10.), a 4/2012. (I. 19.), a 70/2012. (IV. 12.) és a 266/2012. (XII. 13.), a 7/2013. (I.24.) és a 136/2013. (IV. 11.) határozatokkal egységes szerkezetben az alábbiak szerint hagyta jóvá:

II. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSE

2.1 A költségvetési szerv neve: Gombai Polgármesteri Hivatal

A Hivatal rövidített megnevezése: Polgármesteri Hivatal Gomba

2.2 Székhelye: 2217 Gomba, Bajcsy-Zsilinszky u. 2.

2.3 Hivatalos weblapja: www.gomba.hu

e-mail címe: hivatal@gomba.hu

2.4 A hivatal alapító okiratának kelte: 2007. október 25.

- hatályba lépésének időpontja: 2008. január 1.

- jóváhagyó Kt-határozat száma: 104/2007. (X.25.)

2.5 Törzskönyvi nyilvántartási száma: PÍR 391997

2.6 Működési területe: Gomba

2.7 Alapító és felügyeleti szerve: Gomba Község Önkormányzat

Képviselő-testülete

2.8 Jogállása A Polgármesteri Hivatal a képviselő-testület által létrehozott önálló jogi személyként működő helyi önkormányzati költségvetési szerv. A hivatal a képviselő-testület szerve, az önkormányzat működésével, valamint az önkormányzati és államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására.

2.9 Képviselete: A Polgármesteri Hivatalt a jegyző képviseli. Eseti megbízás alapján a képviselettel a hivatal dolgozója is megbízható

2.10 A Hivatal alaptevékenységei: A Polgármesteri Hivatal mindenkori alaptevékenységeinek körét az alapító okirata határozza meg. Tevékenysége során ellátja a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény szerint az önkormányzat működésével, az önkormányzati és államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével, a döntések végrehajtásával, a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezésekkel feladat- és hatáskörébe utalt feladatokat.

2.11 A Hivatal alaptevékenységéhez

kapcsolódó szakfeladati gazdálkodással

ellátott feladatai: A Polgármesteri Hivatal alapító okiratában felsorolt szakfeladatok szerint.

2.12 Vállalkozási tevékenysége: A Polgármesteri Hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytat.

2.13 Alaptevékenység költségvetési

kiadásainak forrásai: - közhatalmi bevételek

- intézményi működési bevételek

- intézményfinanszírozás önkormányzattól

2.14 A feladatmutatók

megnevezése, köre: A Polgármesteri Hivatal alaptevékenységéhez kapcsolódó - alapító okiratban meghatározott - szakfeladatok, feladat- és teljesítmény-mutatóit a szakfeladatrendről és az államháztartási szakágazati rendről szóló 56/2011. (XII.31.) NGM rendelet tartalmazza.

III. Fejezet

SZERVEZETI FELÉPÍTÉS, MŰKÖDÉS

3.1 Szervezeti felépítés: A Hivatal nem tagozódik belső szervezeti egységekre. Az egységes hivatal szervezeti térképét az 1. sz. melléklet mutatja be.

3.2.1 A költségvetési szerv

jóváhagyott létszámának

megfelelően kialakított

köztisztviselői munkakörök:

I. Jegyző (heti 40 órában ellátott munkakör)

II. Aljegyző (heti 40 órában ellátott munkakör)

III. Műszaki előadó (heti 40 órában ellátott munkakör)

IV. Gazdálkodási előadó I. (heti 40 órában ellátott munkakör)

V. Gazdálkodási előadó II. (heti 40 órában ellátott munkakör)

VI. Gazdálkodási előadó III. (heti 20 órában ellátott munkakör)

VII. Igazgatási előadó I. (heti 40 órában ellátott munkakör)

VIII. Igazgatási előadó II. (heti 40 órában ellátott munkakör)

IX. Igazgatási előadó III. (heti 40 órában ellátott munkakör)

3.2.2 A költségvetési szerv

jóváhagyott létszámában

szereplő egyéb bérrendszer

hatálya alá tartozó munkakör XII. Takarító (heti 20 órában ellátott munkakör)

3.3 Munkaidő és annak

dokumentálása A Hivatal köztisztviselőinek munkaideje heti 40 óra, mely a Ktv. 39. § (1) bekezdésétől eltérően hétfőn, kedden és csütörtökön 8⁰⁰ órától 16³⁰ óráig, szerdán 8⁰⁰ órától 18⁰⁰ óráig, pénteken 8⁰⁰ órától 12³⁰ óráig tart.

A köztisztviselők jelenléti íven jegyzik munkába érkezésük és távozásuk időpontját. Napközben a munkahelyről eltávozást a jegyző, távollétében a helyettesítésére jogosult köztisztviselő engedélyez.

3.4 Működés, feladat-ellátás: A Hivatal működése, feladatainak ellátása az 1. sz. függelékben meghatározott munkakör-térképeken, az azokban meghatározott feladat-megosztáson nyugszik.

A jegyző minden héten szerdán 9-től 12 óráig fogadóórát tart.

A jegyző a hivatal köztisztviselői részére szükség szerint, de legalább félévente munkaértekezletet tart.

3.5 Ügyintézők: A Hivatal ügyintézői feladatait a 3.2 pontban meghatározott előadói munkakört betöltő köztisztviselők végzik. Az előadók feladata a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre való előkészítése, felhatalmazás esetén kiadmányozása, valamint a végrehajtás szervezése. Az előadók a kapott utasítások és határidők figyelembevételével munkaterületükön felelősek a Hivatal állandó és időszakos célkitűzéseinek érvényesítéséért.

3.6 Helyettesítés: A 3.2 pontban meghatározott munkakörökre vonatkozó helyettesítési rendet az 1. sz. függelékben meghatározott munkakör-térképek egyedileg szabályozzák. Akadályoztatás esetén a helyettesítés biztosításáról a jegyző intézkedik.

A jegyző helyettesítését az aljegyző látja el.

3.7 Kiadmányozás: A kiadmányozási jog az ügyben történő érdemi döntésre ad felhatalmazást. A Hivatalban az általános kiadmányozási jogkör gyakorlója a jegyző, illetve az ügyek meghatározott csoportjára vonatkozóan (pl. anyakönyvi igazgatás) a hivatal érdemi ügyintézője. A jegyző e jogkörét meghatározott ügyekre nézve átruházhatja, az átruházott kiadmányozási jogot visszavonhatja.

Az átruházás nem érinti a hivatal munkájáért való felelősségét. A kiadmányozási jog átruházását a polgármester és a jegyző utasításban határozza meg.

Valamennyi ügyintéző jogosult kiadmányozni az ügyviteli jellegű, érdemi döntést nem tartalmazó (iratbekérés, idézés, iratok átküldése stb.) ügyiratokat.

3.8 Kiküldetés: A kiküldetéssel kapcsolatos munkáltatói jogot a hivatal köztisztviselői tekintetében a jegyző gyakorolja. A belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozó élelmezési költségtérítésére vonatkozó szabályokat a Ktv-ben, illetve a 278/2005. (XII.20.) Korm. rendeletben foglaltaknak megfelelően kell alkalmazni.

IV. Fejezet

KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS

4.1 A Hivatal költségvetésének

végrehajtására szolgáló

számlaszám: A Gombai Polgármesteri Hivatal költségvetési elszámolási számlaszáma a Pátria Takarékszövetkezet Gombai Fiókjánál (2217 Gomba, Jókai Mór út 2.) vezetett 65100321-10610026 költségvetési elszámolási számla.

4.2 A pénzügyi-gazdasági

feladatokhoz kapcsolódó

szabályzatok Számviteli politika és a kapcsolódó szabályzatok

Egyéb gazdálkodási szabályzatok (Ámr-ben előírt belső szabályzatok)

4.3 Utalványozási jog,

Az utalványozásra jogosultak nevét, munkakörét, valamint aláírásának mintáját a „Kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés rendjét meghatározó szabályzat” tartalmazza.

4.4 A költségvetés tervezésével

és végrehajtásával kapcsolatos

különleges előírások,

feltételek: Gomba Község Önkormányzata gazdálkodásának végrehajtó szerve a költségvetési szervként működő Polgármesteri Hivatal. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges feltétel meghatározására nem kerül sor.

V. Fejezet

PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS

5.1 A pénzügyi ellenőrzés

rendszere - A Hivatal pénzügyi ellenőrzésének legfontosabb elemei:

1. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés. A FEUVE a jegyző által a Hivatal gazdálkodásának folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) a 2. sz. melléklete szerint kialakított rendszer. Tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat, és belső szabályzatokat, melyek alapján érvényesül a feladatok ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelménye.

- A FEUVE része az ellenőrzési nyomvonal, mely tartalmazza a Hivatal tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak táblázatba foglalt leírását.

- A FEUVE tartalmazza a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét is, amely rögzíti a költségvetési gazdálkodás, állami feladatellátás során előforduló mulasztásokra, hiányosságokra vonatkozó eljárásrendet.

2. Belső ellenőrzés, melyet a Hivatalban Gomba Község Önkormányzata Képviselő-testülete által kiválasztott szolgáltató a belső ellenőrzési szabályzat (8. sz. függelék), és ~terv alapján lát el. Tevékenységét közvetlenül a jegyzőnek alárendelten végzi.

Feladata:

- vizsgálni és értékelni a FEUVE rendszer kiépítésének és működésének szabályszerűségét

- vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások megbízhatóságát,

- elemzéseket és értékeléseket készíteni a jegyző számára

- ellenőrzést végezni a Hivatalnál az éves ellenőrzési terv alapján

- figyelemmel kísérni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedések megvalósulását

- kapcsolatot tartani a szakmai ellenőrző szervekkel.

VI. Fejezet

A HIVATALHOZ GAZDÁLKODÁSI FELADAT ELLÁTÁSÁHOZ HOZZÁRENDELT

ÖNÁLLÓAN MŰKÖDŐ KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEK MŰKÖDÉSE

6.1 Önállóan működő

költségvetési szervek neve: Gólyafészek Óvoda

Civilház - Integrált Közösségi és Szolgáltató Tér

6.2 Gazdálkodási feladat-

ellátása Az intézmények tekintetében a gazdálkodási feladatokat, illetve azok ellátását, a pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörének, munkakörének meghatározását külön megállapodás rögzíti.

VII. Fejezet

EGYÉB RENDELKEZÉSEK

7.1 Tanácsadói cím adományozás A jegyző szakmai tanácsadói, szakmai főtanácsadói címet nem adományoz.

7.2 Vagyonnyilatkozat-tételi

kötelezettséggel járó

munkakörök: A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkaköröket az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 4. §-a alapján a 3. sz. melléklet tartalmazza.

7.3 Képzettségi pótlékra jogosító

I. munkakörök és képzettségek: A munkakör ellátásához szükséges besorolásnál figyelembe vett iskolai végzettségnél magasabb szintű szakképesítésre szakképzettségre tekintettel a 249/2012. (VIII. 31.) Korm. rendelet 2. § alapján megállapítható képzettségi pótlékra jogosító munkaköröket és képzettségeket a 4. sz. melléklet tartalmazza.

7.4 Iratkezelés: A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet felhatalmazása alapján a jegyző által elkészített –az illetékes közlevéltárral egyetértésben a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezetője által jóváhagyott– egyedi iratkezelési szabályzatot függelék tartalmazza.

VIII. Fejezet

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

8.1 Hatályba lépés: A Polgármesteri Hivatal szervezeti és működési szabályzata 2008. január 1-én lépett hatályba, legutolsó módosítása 2013. április 15-én lép hatályba.

8.2 Mellékletek: 1. sz. melléklet: A Gombai Polgármesteri Hivatal szervezeti térképe

2. sz. melléklet Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE)

Tartalma:

- Általános rendelkezések

- Szabálytalanságok kezelésének

eljárásrendje

- Ellenőrzési nyomvonal

- Kockázatkezelési szabályzat

3. sz. melléklet Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök^{^[1]}

4. sz. melléklet Képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és képzettségek^{^[2]}

A Gombai Polgármesteri Hivatal folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerét (továbbiakban FEUVE) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet, illetve a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg.

Az Polgármesteri Hivatalban a jegyző – mint a költségvetési szerv vezetője - köteles gondoskodni

- az előírásoknak megfelelően a belső kontroll rendszerek szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes működéséről,

- a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéről, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáról,

- a rendelkezésre álló előirányzatoknak a célnak megfelelő felhasználásáról,

- a költségvetési szerv tevékenységében a hatékonyság, eredményesség és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséről,

- a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséről, azok teljességéről és hitelességéről,

A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés az egységes polgármesteri hivatalon belüli első szintű pénzügyi-irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője, a jegyző felelős a közétett irányelvek figyelembe vételével.

Olyan szabályzatokat kell kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a hivatalon belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.

- a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),

- a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottságát,

- a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,

- a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollját.

A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy:

- a szervezet valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel,

- az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra,

- megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a hivatal gazdálkodásával kapcsolatosan,

- a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek kerüljenek végrehajtásra,

Az ellenőrzési jogosítványokra, az utasítási jogok gyakorlására és a beszámoltatásra az SZMSZ tartalmaz rendelkezéseket.

A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés szabályait az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet rendelkezésein nyugvó „Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének szabályzata” rögzíti.

A kötelezettségvállalásokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért a gazdálkodási előadók felelősök.

A Gombai Polgármesteri Hivatal vonatkozásában a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos eljárásrend az alábbi 5 elemből épül fel:

A szabálytalanság az államháztartás működési rendjében valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb.) való eltérést jelenti, amely megjelenhet a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben. Formái a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi, büntető, szabálysértési, valamint a kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények. Alapesetei lehetnek a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.); és a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság)

A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a jegyző felelőssége, hogy:

- a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel;

- szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessen, a szabálytalanság kerüljön korrigálásra annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.

A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés); további cél, hogy biztosítson keretet ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.

A szabálytalanságok elkerülése érdekében a hangsúlyt a megelőzésre kell helyezni.

A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a jegyző feladata. A szervezeti struktúrában meghatározott köztisztviselőknek konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát ezen szabályozáson túl a munkaköri leírások szabályozzák, és a közszolgálati jogviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük.

A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a jegyző felelőssége. A hatályos szabályzatok és belső rendelkezések az SZMSZ függelékét képezik. A szabályzatok nyilvántartása elektronikus módon történik, elérhetősége a Polgármesteri Hivatal számítástechnikai rendszerén minden érintett részére biztosított.

A megelőzés tevékenységek elvégzése a jegyző felelőssége, a szankcionálás nélkül orvosolható korrekciót is a jegyző engedélyezi.

A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a dolgozó és munkáltató, valamint a belső és külső ellenőrzés során.

Amennyiben a szabálytalanságot a hivatal valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a jegyzőt. (írásos észlelést a külön szabályzatokban lefektetett esetekben szükséges tenni) A jegyző kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról, illetve kezdeményezéséről.

A jegyző észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. Indokolt esetben a szabálytalanságról feljegyzést kell készíteni.

2.3 A költségvetési szerv belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot

Amennyiben a belső ellenőrzés tapasztal szabálytalanságot, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek, valamint az Ellenőrzési Szabályzatban foglaltaknak megfelelően kell eljárni. Intézkedési tervet kell kidolgozni, melyet a jegyző minősít. Az éves jelentésnek tartalmazni kell az ellenőrzések során a büntető, szabálysértési, kártérítési, fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát.

A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el. (pl. ÁSZ )

A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a jegyzőnek intézkedési tervet kell kidolgozni, melyet a polgármester hagy jóvá. Az intézkedési tervben foglaltak végrehajtását a jegyző utóellenőrzés keretében vizsgáltathatja.

3. A szabálytalanság észlelését követő szükséges eljárások (intézkedések) megindítása

A jegyző felelős a szükséges intézkedések megtervezéséért és végrehajtásáért.

A belső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendeletben kapott felhatalmazás alapján a jegyzőnek a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével az ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8, kivételes esetben 30 munkanapon belül intézkedési tervet kell készíteni.

Bizonyos esetekben ( pl. büntető-, vagy szabálysértési ügyekben) az arra illetékes szervet is értesíteni kell, a megfelelő eljárások megindítása érdekében. (a Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény, a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény, a szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény, a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény).

Fegyelmi felelősség felmerülése esetén vizsgálatot kell elrendelni a tényállás tisztázása érdekében. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat kell bevonni, indokolt esetben külső szakértő is felkérhető a köztisztviselői jogviszonyra vonatkozó szabályok betartásával.

- Nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét.

- Figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során született javaslatok végrehajtását.

- Információt ad a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit.

- A Ber. alapján éves ellenőrzési jelentésben ad számot a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról.

5. A szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása

- Gondoskodik a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről. (Iratkezelési szabályzat)

- Nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket, a szabálytalanság megjelölését, körülményeit, feltételezett vagy tényleges okait, a saját hatáskörben, illetve a polgármester és a jegyző által megtett intézkedéseket.

A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, mely a hivatal szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi.

Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, nyomon követését, ellenőrzését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel. A hivatal működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, tartalmazza az ellenőrzési pontok összességét. Kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi tevékenység koordinálására kerül sor. A köztisztviselők számára láthatóvá és - követendő eljárásként - feladattá válik az eljárások és módszerek betartása.

Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a hivatal teljes tevékenységére vonatkozik, annak tevékenységét jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon köztisztviselőkkel, akik a hivatalon belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. Első lépése a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása. A hivatal működési folyamatait a főfolyamatok szerint kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat oszthatóságuk alapján részfolyamatokká, majd tevékenységcsoportokká kell bontani.

Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál figyelembe kell venni a polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzatát, illetve az SZMSZ függelékében kezelt dokumentumokat. Az SZMSZ-t érintő változások esetén az ellenőrzési nyomvonalat is aktualizálni kell. A hivatal köztisztviselői által ellátott folyamatok és tevékenységek ellenőrzési pontjait a FEUVE rendszerhez szervesen kapcsolódó 1. sz. függeléke tartalmazza.

- A szabályzat a hivatal kockázatkezelési eljárásának meghatározására szolgál .

- A kockázatkezelés révén a hivatal feltárja a kockázatot, másrészt megelőzi annak bekövetkeztét.

- A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van a hivatal célkitűzéseire.

- A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ.

- Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata.

- Ellenőrzési kockázat (az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat).

- Az egyes tevékenységek/területek szabályzataiban meg vannak határozva a felelősök, akik végzi a kockázatkezelés feladatát, érvényesítve az éves költségvetési tervezési, végrehajtási és beszámolási tevékenységekben.

- A jegyző felelőssége és a szervezési-, igazgatási-, és gazdálkodási előadók kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése.

- A hivatal minden köztisztviselője felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat nagyságokkal lehet számolni, illetve a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni.

- A kockázat azonosításának célja annak megállapítása, hogy melyek a hivatal célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a munkaköri feladataik tekintetében a köztisztviselők végzik, az kockázati tényezőkről haladéktalanul tájékoztatják a jegyzőt.

- A kockázatkezelésért felelős jegyzői tevékenységben támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira.

- A kockázat azonosítással a felelősségek átcsoportosíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők.

- A költségvetési évre szóló munkaterv/célkitűzések végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges.

- A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel.

- A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a jegyző intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére.

- A hatékony, folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni.

- A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni.

- A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával.

- A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős köztisztviselő nevét.

- A kockázatkezelési eseteket a jegyző elemzi és szükség esetén korszerűsíti az egyes tevékenységekre vonatkozó szabályzatokat, vagy javaslatot tesz a korszerűsítésre.

Alulírottak nyilatkozunk, hogy a Polgármesteri Hivatal 2013. január 1-től hatályos szervezeti és működési szabályzatát - melyet a képviselő-testület a 71/2008. (V. 29.), a 116/2008. (IX. 11.), a 175/2008. (XII. 11.), a 95/2009. (V. 28.), a 20/2010. (II. 4.), a 25/2011. (II. 10.), a 4/2012. (I. 19.), a 70/2012. (IV. 12.) és a 266/2012. (XII. 13.), a 7/2013. (I.24.) ésa 136/2013. (IV. 11.) határozatokkal módosított - a mai napon megismertük:

……………………….. ……………. ………………………..

[1] SZMSZ-ben rendeli szabályozni az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 4. § a) pontja.

[2] Ügyrend mellékletében rendeli szabályozni a 249/2012. (VIII. 31.) Korm. rendelet 2. § (3) bekezdése

KÜLSŐ KOCKÁZATOK
Infrastrukturális	Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést.
Gazdasági	Kamatláb-változások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre.
Jogi és szabályozási	A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak.
Környezetvédelmi	A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek.
Politikai	Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését, vagy kiválthat politikai reakciót.
Piaci	Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre.
Elemi csapások	Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat.
PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK
Költségvetési	A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül.
Csalás vagy lopás	Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre.
Biztosítási	Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása.
Tőke beruházási	Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala.
Felelősségvállalási	A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni.
TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK
Működés-stratégiai	Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül.
Működési	Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg.
Információs	A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez.
Hírnév	A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét.
Kockázat-átviteli	Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása.
Technológiai	A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar megbéníthatja a szervezet működését.
Projekt	A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre.
Újítási	Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelő elemzése nélkül.
EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK
Személyzeti	A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya.
Egészség és biztonsági	Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.

Munkakör megnevezése	Kötelezettség alá vonás indoka
Jegyző	Közigazgatási hatósági ügyben döntésre jogosult
Aljegyző	Közigazgatási hatósági ügyben döntésre jogosult
Gazdálkodási előadó I-IV.	Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás tekintetében javaslattételi, döntési vagy ellenőrzési jogosultsággal rendelkezik.
Beruházási előadó	Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás tekintetében javaslattételi jogosultsággal rendelkezik.
Igazgatási előadó I-II-III.	Közigazgatási hatósági ügyben döntésre jogosult.