KIVONAT

a képviselő-testület 2010. február 4-én megtartott ülésének jegyzőkönyvéből

Gomba Község Önkormányzatának Képviselő-testülete a 2010. február 4-én megtartott ülésén 8 igen szavazattal, ellenszavazat és tartózkodás nélkül az alábbi határozatot hozta:

20/2010. /II.4./ számú határozat

Gomba Község Önkormányzatának Képviselő-testülete megtárgyalta a polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzatának módosítására irányuló javaslatot, és az alábbi határozatot hozta.

A képviselő-testület a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítását 2010. január 1-i visszamenőleges hatállyal a határozat 1. sz. mellékletének megfelelő egységes szerkezetbe foglalt szövegezéssel jóváhagyja.

Határidő: értelemszerűen

Felelős: Kósa Erzsébet Anikó jegyző

Lehota Vilmos sk. Kósa Erzsébet Anikó sk.

polgármester jegyző

Gomba Község Önkormányzata

2217 Gomba, Bajcsy-Zs. u. 2.

Gomba Község Polgármesteri Hivatalának

Szervezeti és Működési Szabályzata

Jóváhagyva Gomba Község Önkormányzatának Képviselő-testülete a

126/2007. (XII.10.) számú képviselő-testületi határozatával. Az SZMSZ további módosításait a 71/2008. (V.29.) sz., a 116/2008. (IX.11.) sz., a 175/2008. (XII.11.) sz., a 95/2009. (V.28.) sz., és a 20/2010. (II.4.) sz. határozatok tartalmazzák.

Melléklet

Gomba Község Önkormányzatának

20/2010. (II.04.) sz. képviselő-testületi határozatához

Gomba Község Polgármesteri Hivatalának

Szervezeti és Működési Szabályzata

I. Fejezet

BEVEZETŐ

Gomba Község Önkormányzatának Képviselő-testülete az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 10.§ (4) bekezdésében foglaltak alapján, figyelemmel

- Gomba Község Önkormányzatának 16/2007. (XI.27.) sz. képviselő-testületi rendelet 19. §-ára,

- Gomba Község Polgármesteri Hivatalának alapító okiratát elfogadó 104/2007. (X.25.) sz. képviselő-testületi határozatára

a Hivatal szervezetére és működésére vonatkozó szervezeti és működési szabályzatát a 126/2007. (XII.10.) sz. képviselő-testületi határozatával az alábbiak szerint hagyta jóvá:

II. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSE

2.1 A költségvetési szerv neve: Gomba Község Polgármesteri Hivatala

A Hivatal rövidített megnevezése: Polgármesteri Hivatal Gomba

2.2 Székhelye: 2217 Gomba, Bajcsy-Zsilinszky u. 2.

2.3 Hivatalos weblapja: www.gomba.hu

e-mail címe: hivatal@gomba.hu

2.4 A hivatal alapító okiratának kelte: 2007. október 25.

-hatályba lépésének időpontja: 2008. január 1.

-jóváhagyó Kt-határozat száma: 104/2007. (X.25.)

2.5 Törzskönyvi nyilvántartási száma: PÍR 391997

2.6 Működési területe: Gomba

2.7 Alapító és felügyeleti szerve: Gomba Község Önkormányzat

Képviselő-testülete

2.8 Jogállása A hivatal a képviselő-testület által létrehozott önálló jogi személyként működő helyi önkormányzati költségvetési szerv. A hivatal a képviselő-testület szerve, az önkormányzat működésével, valamint államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására.

2.9 Képviselete: A Hivatalt a jegyző képviseli. Eseti megbízás alapján a képviselettel a hivatal dolgozója is megbízható

2.10 A Hivatal alaptevékenységei: A Hivatal mindenkori alaptevékenységeinek körét az alapító okirata határozza meg. Tevékenysége során ellátja a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény szerint az önkormányzat működésével, az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével, a döntések végrehajtásával, a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezésekkel feladat- és hatáskörébe utalt feladatokat.

2.11 A Hivatal alaptevékenységéhez

kapcsolódó szakfeladati gazdálkodással

ellátott feladatai: - Tanyagondnoki szolgálat,

- Család- és nővédelmi gondozás

- Közművelődési tevékenység

- Főzőkonyha

- Község-gazdálkodás

- Közcélú- és közhasznú foglalkoztatás

A hivatal alaptevékenységéhez kapcsolódó szakfeladatok számát és megnevezését az 1. számú

függelék tartalmazza.

2.12 Vállalkozási tevékenysége: A Hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytat.

2.13 Az állami feladatként ellátott

alaptevékenység forrásai: - állami normatív hozzájárulás

- átengedett központi adók

- saját bevételek

- átvett pénzeszközök

2.14 A feladatmutatók

megnevezése, köre: Alapvető szakfeladat a 75115-3 szakfeladat számon a helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége

Feladatmutató: -

Teljesítménymutató: -

A Polgármesteri Hivatal alapító okiratában megjelölt, az alaptevékenységéhez kapcsolódó szakfeladatok feladat- és teljesítmény mutatói, és azok tartalmi meghatározása a 2. sz. függelékben kerül rögzítésre

III. Fejezet

SZERVEZETI FELÉPÍTÉS, MŰKÖDÉS

3.1 Szervezeti felépítés: A Hivatal nem tagozódik belső szervezeti egységekre. Az egységes hivatal szervezeti térképét az 1. sz. melléklet mutatja be.

3.2.1 A költségvetési szerv

jóváhagyott létszámának

megfelelően kialakított

köztisztviselői munkakörök:

I. Jegyzői munkakör

II. Műszaki előadói munkakör

III. Gazdálkodási előadói munkakör I.

IV. Gazdálkodási előadói munkakör II.

V. Igazgatási előadói munkakör I.

VI. Igazgatási előadói munkakör II.

VII. Igazgatási előadói munkakör III.

VIII. Igazgatási előadói munkakör IV.

3.2.2 A költségvetési szerv

jóváhagyott létszámában

szereplő egyéb bérrendszer

hatálya alá tartozó munkakörök IX. Takarító (részmunkaidős heti 30 órás

munkavállaló)

X. Karbantartó

XI. Fizikai csoportvezető

3.3 Munkaidő és annak

dokumentálása A Hivatal köztisztviselőinek munkaideje heti 40 óra, mely a Ktv. 39. § (1) bekezdésétől eltérően hétfőn, kedden és csütörtökön 8⁰⁰ órától 16³⁰ óráig, szerdán 8⁰⁰ órától 18⁰⁰ óráig, pénteken 8⁰⁰ órától 12³⁰ óráig tart.

A köztisztviselők jelenléti íven jegyzik munkába érkezésük és távozásuk időpontját. Napközben a munkahelyről eltávozást a jegyző, távollétében a helyettesítésére jogosult köztisztviselő engedélyez.

3.4 Működés, feladat-ellátás: A Hivatal működése, feladatainak ellátása a 3. sz. függelékben meghatározott munkakör-térképeken, az azokban meghatározott feladat-megosztáson nyugszik.

A jegyző minden héten szerdán 9-től 12 óráig fogadóórát tart.

A jegyző a hivatal köztisztviselői részére szükség szerint, de legalább félévente munkaértekezletet tart.

3.5 Ügyintézők: A Hivatal ügyintézői feladatait a 3.2 pontban meghatározott előadói munkakört betöltő köztisztviselők végzik. Az előadók feladata a Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre való előkészítése, felhatalmazás esetén kiadmányozása, valamint a végrehajtás szervezése. Az előadók a kapott utasítások és határidők figyelembevételével munkaterületükön felelősek a Hivatal állandó és időszakos célkitűzéseinek érvényesítéséért.

3.6 Helyettesítés: A 3.2 pontban meghatározott munkakörökre vonatkozó helyettesítési rendet a 3. sz. függelékben meghatározott munkakör-térképek egyedileg szabályozzák, vizuális megjelenítését a 4. sz. függelék tartalmazza. Akadályoztatás esetén a helyettesítés biztosításáról a jegyző intézkedik.

A jegyző 2 hónapot meg nem haladó távollétében helyettesítését az igazgatási előadó IV. munkakört betöltő köztisztviselő látja el.

A Képviselő-testület az előre láthatóan 2 hónapot meghaladó jegyzői távollét esetére a képviselő-testület szervei szervezeti és működési szabályzatáról szóló 16/2007. (XI.27.) képviselő-testületi rendelet 54. § (3) bekezdésében foglaltak szerint jár el.

3.7 Kiadmányozás: A kiadmányozási jog az ügyben történő érdemi döntésre ad felhatalmazást. A Hivatalban az általános kiadmányozási jogkör gyakorlója a jegyző, illetve az ügyek meghatározott csoportjára vonatkozóan (pl. anyakönyvi igazgatás) a hivatal érdemi ügyintézője. A jegyző e jogkörét meghatározott ügyekre nézve átruházhatja, az átruházott kiadmányozási jogot visszavonhatja.

Az átruházás nem érinti a hivatal munkájáért való felelősségét. A kiadmányozás rendjét saját hatáskörben eljárva a polgármester utasításban, a jegyző a közszolgálati szabályzatban határozza meg.

Valamennyi ügyintéző jogosult kiadmányozni az ügyviteli jellegű, érdemi döntést nem tartalmazó (iratbekérés, idézés, iratok átküldése stb.) ügyiratokat.

A kiadmányozásra előkészített irat másodpéldányát az előadó kiadmányozás előtt szignálja és keltezéssel látja el.

3.8 Kiküldetés: A kiküldetéssel kapcsolatos munkáltatói jogot a hivatal köztisztviselői tekintetében a jegyző gyakorolja. A belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozó élelmezési költségtérítésére vonatkozó szabályokat a Ktv-ben, illetve a 278/2005. (XII.20.) Korm. rendeletben foglaltaknak megfelelően kell alkalmazni.

IV. Fejezet

KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS

4.1 A Hivatal költségvetésének

végrehajtására szolgáló

számlaszám: Gomba Község Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának költségvetési elszámolási számlaszáma a Dél-Pest megyei Takarékszövetkezet Gombai Fiókjánál (2217 Gomba, Jókai Mór út 2.) vezetett 65800069-10610019 költségvetési elszámolási számla.

4.2 A pénzügyi-gazdasági

feladatokhoz kapcsolódó

szabályzatok Számviteli politika és a kapcsolódó szabályzatok

- Eszközök és források értékelési szabályzata

- Önköltségszámítási szabályzatok

- Leltározási és leltárkészítési szabályzat

- Pénzkezelési szabályzat

Számlarend

SZMSZ és a gazdasági szervezet ügyrendje

Egyéb gazdálkodási szabályzatok

- vállalkozási tevékenység szabályzata

- kiegészítő és kisegítő tevékenység szabályzata

- Ámr-ben előírt belső szabályzatok

/a szabályzatok elkészítési kötelezettségét elrendelő jogszabályi előírások meghatározását az 5. sz. függelék tartalmazza/

4.3 Utalványozási jog,

cégszerű aláírás: A polgármester –ha a jogszabály eltérően nem rendelkezik- minden kifizetést jogosult utalványozni. Az utalványozásra jogosultak nevét, munkakörét, valamint aláírásának mintáját a „Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjét meghatározó szabályzat a 6. sz. függelékben foglaltak szerint tartalmazza.

4.4 A költségvetés tervezésével

és végrehajtásával kapcsolatos

különleges előírások,

feltételek: Gomba Község Önkormányzata gazdálkodásának végrehajtó szerve a költségvetési szervként működő Polgármesteri Hivatal. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges feltétel meghatározására nem kerül sor. A Hivatal gazdasági szervezetének ügyrendjét a 7. sz. függelék tartalmazza.

V. Fejezet

PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS

5.1 A pénzügyi ellenőrzés

rendszere - A Hivatal pénzügyi ellenőrzésének legfontosabb elemei:

1. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés. A FEUVE a jegyző által a Hivatal gazdálkodásának folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) a 8. sz. függelék szerint kialakított rendszer. Tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat, és belső szabályzatokat, melyek alapján érvényesül a feladatok ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelménye.

2. Belső ellenőrzés, melyet a Hivatalban a Monor és Térsége Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás által kiválasztott szolgáltató a belső ellenőrzési szabályzat (9. sz. függelék), és ~terv alapján lát el. Tevékenységét közvetlenül a jegyzőnek alárendelten végzi.

Feladata:

- vizsgálni és értékelni a FEUVE rendszer kiépítésének és működésének szabályszerűségét

- vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások megbízhatóságát,

- elemzéseket és értékeléseket készíteni a jegyző számára

- ellenőrzést végezni a Hivatalnál az éves ellenőrzési terv alapján

- figyelemmel kísérni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedések megvalósulását

- kapcsolatot tartani a szakmai ellenőrző szervekkel.

- A szabályzat 3. sz. mellékletét képezi az ellenőrzési nyomvonal, mely tartalmazza a Hivatal tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak táblázatba foglalt leírását.

- A 4. sz. melléklet a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét tartalmazza, amely rögzíti a költségvetési gazdálkodás, állami feladatellátás során előforduló mulasztásokra, hiányosságokra vonatkozó eljárásrendet.

VI. Fejezet

A HIVATALHOZ HOZZÁRENDELT

ÖNÁLLÓAN MŰKÖDŐ KÖLTSÉGVETÉSI SZERV MŰKÖDÉSE

6.1 Részben önálló költség-

vetési szerv neve: „Gólyafészek” Óvoda

6.2 Gazdálkodási feladat-

ellátása Az intézmény tekintetében a gazdálkodási feladatokat, illetve azok ellátását, a pénzügyi-gazdasági tevékenységet ellátó személyek feladatkörének, munkakörének meghatározását külön megállapodás rögzíti. A megállapodást az SZMSZ 7. sz. függelék tartalmazza.

VII. Fejezet

EGYÉB RENDELKEZÉSEK

7.1 Tanácsadói cím adományozás A jegyző szakmai tanácsadói, szakmai főtanácsadói címet nem adományoz.

7.2 Vagyonnyilatkozat-tételi

kötelezettséggel járó

munkakörök: Az alapvető jogok és kötelezettségek pártatlan és elfogulatlan érvényesítése, valamint a közélet tisztaságának biztosítása és a korrupció megelőzése céljából a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Továbbiakban: Ktv.) 22/A §-ában meghatározott köztisztviselő, az ott meghatározott adattartalommal és eljárási rend szerint vagyonnyilatkozatot tesz. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkaköröket a 7. sz. melléklet tartalmazza.

7.3 Képzettségi pótlékra jogosító

munkakörök és képzettségek: A munkakör ellátásához szükséges besorolásnál figyelembe vett iskolai végzettségnél magasabb szintű szakképesítésre szakképzettségre tekintettel a Ktv. 48/A §-a alapján megállapítható képzettségi pótlékra jogosító munkaköröket és képzettségeket a 8. sz. melléklet tartalmazza.

7.4 Iratkezelés: A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet felhatalmazása alapján a jegyző által elkészített –az illetékes közlevéltárral egyetértésben a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezetője által jóváhagyott– egyedi iratkezelési szabályzatot a 8. sz. függelék tartalmazza.

VIII. Fejezet

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

8.1 Hatályba lépés: Gomba Község Polgármesteri Hivatalának szervezeti és működési szabályzata 2008. január 1-én lép hatályba.

8.2 Mellékletek: 1. sz. melléklet: Gomba Község Polgármesteri Hivatalának szervezeti térképe

2. sz. melléklet Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE)

[Ámr. 145/A. § (1)]A[1]

Tartalma:

- Általános rendelkezések

- Szabálytalanságok kezelésének

eljárásrendje

- Ellenőrzési nyomvonal

- Kockázatkezelési szabályzat

3. sz. melléklet Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök[2]

4. sz. melléklet Képzettségi pótlékra jogosító munkakörök és képzettségek[3]

8.3 Függelékek:

1. sz. függelék Az alaptevékenységéhez kapcsolódó –megállapodás alapján, vagy társulási formában ellátott- szakfeladatok, feladat- és teljesítmény-mutatók, valamint a szakfeladatok tartalmi meghatározása.

[a Hivatal alapító okirata szerint]

2. sz. függelék Az alaptevékenységéhez kapcsolódó szakfeladatok felsorolása, feladat- és teljesítmény-mutatói, és azok tartalmi meghatározása

[a Hivatal alapító okirata szerint]

3. sz. függelék: Gomba Község Polgármesteri Hivatala engedélyezett álláshelyeinek munkakör-térképei

4. sz. függelék A Hivatal köztisztviselőinek helyettesítési rendje (vizuális megjelenítés)

5. sz. függelék: A pénzügyi-gazdálkodási felada-tokhoz kapcsolódó szabályzatok elkészítési kötelezettségét elrendelő jogszabályi előírások meghatározása

6. sz. függelék: Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének szabályzata

7. sz. függelék: Polgármesteri Hivatal gazdasági ügyrendje

8. sz. függelék: Belső Ellenőrzési Szabályzat

9. sz. függelék: A Polgármesteri Hivatalhoz hozzárendelt részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv gazdálkodási feladataira vonatkozó megállapodás

10. sz. függelék: Iratkezelési szabályzat

11. sz. függelék: Gépjármű használat szabályozása

12. sz. függelék: Telefonhasználat szabályozása

13. sz. függelék: Informatikai szabályzat

14. sz. függelék: Adatvédelmi szabályzat

15. sz. függelék: Egységes Közszolgálati Szabályzat

16. sz. függelék: Közszolgálati adatvédelmi szabályzat

17. sz. függelék: Tűzvédelmi szabályzat

18. sz. függelék: Titkos ügyirat kezelési szabályzat

19. sz. függelék: Gomba község Közösségi Színtereinek Működési Szabályzata

Gomba Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerét (továbbiakban FEUVE) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet, illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg.

Az államháztartási törvény alapján a Polgármesteri Hivatalban a jegyző –mint a költségvetési szerv vezetője- felelős:

A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés az egységes polgármesteri hivatalon belüli első szintű pénzügyi-irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője, a jegyző felelős, a pénzügyminiszter által közétett irányelvek figyelembe vételével.

Olyan szabályzatokat kell kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a hivatalon belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.

- a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését, (költségvetési tervezés, kötelezettségvállalások, szerződések, kifizetések, szabálytalanság miatti visszafizetések dokumentumai)

- a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,

A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy:

- a szervezet valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel,

- az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra,

- megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a hivatal gazdálkodásával kapcsolatosan,

- a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek kerüljenek végrehajtásra,

Az ellenőrzési jogosítványokra, az utasítási jogok gyakorlására és a beszámoltatásra az SZMSZ tartalmaz rendelkezéseket.

A gazdálkodási jogkörök szabályozása:

A kötelezettségvállalás, utalványozás és érvényesítés szabályait az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormány rendelet XII. fejezetének rendelkezésein nyugvó „Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének szabályzata” rögzíti.

A kötelezettségvállalásokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért a gazdálkodási előadók felelősök.

Gomba Község Polgármesteri Hivatala vonatkozásában a szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos eljárásrend az alábbi 5 elemből épül fel:

A szabálytalanság az államháztartás működési rendjében valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb.) való eltérést jelenti, amely megjelenhet a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben. Formái a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi, büntető, szabálysértési, valamint a kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények. Alapesetei lehetnek a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.); és a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság)

A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a jegyző felelőssége, hogy:

- a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel;

- szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessen, a szabálytalanság kerüljön korrigálásra annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.

A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés); további cél, hogy biztosítson keretet ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.

A szabálytalanságok elkerülése érdekében a hangsúlyt a megelőzésre kell helyezni.

A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a jegyző feladata. A szervezeti struktúrában meghatározott köztisztviselőknek konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát ezen szabályozáson túl a munkaköri leírások szabályozzák, és a közszolgálati jogviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük.

A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a jegyző felelőssége. A hatályos szabályzatok és belső rendelkezések az SZMSZ függelékét képezik. A szabályzatok nyilvántartása elektronikus módon történik, elérhetősége a Polgármesteri Hivatal számítástechnikai rendszerén minden érintett részére biztosított.

A megelőzés tevékenységek elvégzése a jegyző felelőssége, a szankcionálás nélkül orvosolható korrekciót is a jegyző engedélyezi.

A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a dolgozó és munkáltató, valamint a belső és külső ellenőrzés során.

Amennyiben a szabálytalanságot a hivatal valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a jegyzőt. (írásos észlelést a külön szabályzatokban lefektetett esetekben szükséges tenni) A jegyző kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról, illetve kezdeményezéséről.

A jegyző észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. Indokolt esetben a szabálytalanságról feljegyzést kell készíteni.

2.3 A költségvetési szerv belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot

Amennyiben a belső ellenőrzés tapasztal szabálytalanságot, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek, valamint az Ellenőrzési Szabályzatban foglaltaknak megfelelően kell eljárni. Intézkedési tervet kell kidolgozni, melyet a jegyző minősít. Az éves jelentésnek tartalmazni kell az ellenőrzések során a büntető, szabálysértési, kártérítési, fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számát.

A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el. (pl. ÁSZ )

A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a jegyzőnek intézkedési tervet kell kidolgozni, melyet a polgármester hagy jóvá. Az intézkedési tervben foglaltak végrehajtását a jegyző utóellenőrzés keretében vizsgáltathatja.

3. A szabálytalanság észlelését követő szükséges eljárások (intézkedések) megindítása

A jegyző felelős a szükséges intézkedések megtervezéséért és végrehajtásáért.

A belső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendeletben kapott felhatalmazás alapján a jegyzőnek a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével az ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8, kivételes esetben 30 munkanapon belül intézkedési tervet kell készíteni.

Bizonyos esetekben ( pl. büntető-, vagy szabálysértési ügyekben) az arra illetékes szervet is értesíteni kell, a megfelelő eljárások megindítása érdekében. (a Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény, a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény, a szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény, a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény).

Fegyelmi felelősség felmerülése esetén vizsgálatot kell elrendelni a tényállás tisztázása érdekében. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat kell bevonni, indokolt esetben külső szakértő is felkérhető a köztisztviselői jogviszonyra vonatkozó szabályok betartásával.

- Nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét.

- Figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során született javaslatok végrehajtását.

- Információt ad a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit.

- A Ber. alapján éves ellenőrzési jelentésben ad számot a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról.

5. A szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása

- Gondoskodik a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről. (Iratkezelési szabályzat)

- Nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket, a szabálytalanság megjelölését, körülményeit, feltételezett vagy tényleges okait, a saját hatáskörben, illetve a polgármester és a jegyző által megtett intézkedéseket.

Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban Ámr.) 145/B. § alapján „ A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, mely a hivatal szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi.

Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, nyomon követését, ellenőrzését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel. A hivatal működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, tartalmazza az ellenőrzési pontok összességét. Kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi tevékenység koordinálására kerül sor. A köztisztviselők számára láthatóvá és -követendő eljárásként- feladattá válik az eljárások és módszerek betartása.

Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a hivatal teljes tevékenységére vonatkozik, annak tevékenységét jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon köztisztviselőkkel, akik a hivatalon belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. Első lépése a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása. A hivatal működési folyamatait a főfolyamatok szerint kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat oszthatóságuk alapján részfolyamatokká, majd tevékenységcsoportokká kell bontani.

Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál figyelembe kell venni a polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzatát, illetve az SZMSZ függelékében kezelt dokumentumokat. Az SZMSZ-t érintő változások esetén az ellenőrzési nyomvonalat is aktualizálni kell. A hivatal köztisztviselői által ellátott folyamatok és tevékenységek ellenőrzési pontjait a FEUVE rendszerhez szervesen kapcsolódó 1. sz. függeléke tartalmazza.

- A szabályzat a hivatal kockázatkezelési eljárásának meghatározására szolgál .

- A kockázatkezelés révén a hivatal feltárja a kockázatot, másrészt megelőzi annak bekövetkeztét.

- A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van a hivatal célkitűzéseire.

- A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ.

- Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata.

- Ellenőrzési kockázat (az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat).

- Az egyes tevékenységek/területek szabályzataiban meg vannak határozva a felelősök, akik végzi a kockázatkezelés feladatát, érvényesítve az éves költségvetési tervezési, végrehajtási és beszámolási tevékenységekben.

- A jegyző felelőssége és a szervezési-, igazgatási-, és gazdálkodási előadók kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése.

- A hivatal minden köztisztviselője felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat nagyságokkal lehet számolni, illetve a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni.

- A kockázat azonosításának célja annak megállapítása, hogy melyek a hivatal célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a munkaköri feladataik tekintetében a köztisztviselők végzik, az kockázati tényezőkről haladéktalanul tájékoztatják a jegyzőt.

- A kockázatkezelésért felelős jegyzői tevékenységben támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira.

- A kockázat azonosítással a felelősségek átcsoportosíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők.

- A költségvetési évre szóló munkaterv/célkitűzések végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges.

- A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel.

- A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a jegyző intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére.

- A hatékony, folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni.

- A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni.

- A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával.

- A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős köztisztviselő nevét.

- A kockázatkezelési eseteket a jegyző elemzi és szükség esetén korszerűsíti az egyes tevékenységekre vonatkozó szabályzatokat, vagy javaslatot tesz a korszerűsítésre.

[1] SZMSZ mellékletében rendeli szabályozni az Ámr. 145/A. § (5) bek.

[2] SZMSZ mellékletében rendeli szabályozni a Ktv. 22/A. § (8) bek. h) pont

[3] SZMSZ mellékletében rendeli szabályozni a Ktv. 48/A. § (3) bek.

KÜLSŐ KOCKÁZATOK
Infrastrukturális	Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést.
Gazdasági	Kamatláb-változások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre.
Jogi és szabályozási	A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak.
Környezetvédelmi	A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek.
Politikai	Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését, vagy kiválthat politikai reakciót.
Piaci	Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre.
Elemi csapások	Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat.
PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK
Költségvetési	A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül.
Csalás vagy lopás	Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre.
Biztosítási	Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása.
Tőke beruházási	Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala.
Felelősségvállalási	A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni.
TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK
Működés-stratégiai	Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül.
Működési	Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg.
Információs	A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez.
Hírnév	A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét.
Kockázat-átviteli	Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása.
Technológiai	A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar megbéníthatja a szervezet működését.
Projekt	A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre.
Újítási	Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelő elemzése nélkül.
EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK
Személyzeti	A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya.
Egészség és biztonsági	Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.

Munkakör megnevezése	Kötelezettség alá vonás indoka
Jegyző	Közigazgatási hatósági vagy szabálysértési ügyben döntésre jogosult
Gazdálkodási előadó I.	Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás tekintetében javaslattételi, döntési vagy ellenőrzési jogosultsággal rendelkezik.
Igazgatási előadó IV.	Helyettesi jogkörben közigazgatási hatósági vagy szabálysértési ügyben döntésre jogosult